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ビジネス英語で「お久しぶりです」「ご無沙汰しております」のメールはどう表現する?

ビジネス英語で「お久しぶりです」「ご無沙汰しております」のメールはどう表現する?

仕事を進める上で、メールは欠かせないツールです。
ただ、メールでは顔を合わせてコミュニケーションを取るわけではないので、日本語で書く場合も、読む側に良い印象を持ってもらうために文面に気を配る人が多いでしょう。

メールの書き出しで用いる「お久しぶりです」「ご無沙汰しております」といったあいさつは日本語ではよく使うフレーズですが、英語ではどう表現するのでしょう?

ビジネス英語でメールを書くために気を付けたいこと

相手に誤解や不快感を与えない表現を

日常的にビジネスメールを作成していても、日本語ではなく「英語で」となると「自分の英語がきちんと通じているのか、先方に誤解なく伝わっているのか不安」という人も少なくないでしょう。

まず、メールの書き出しはどのようなフレーズがいいのでしょうか。
日本語では「お久しぶりです」「ご無沙汰しております」といったあいさつをしますが、英語ではどのように表現するのでしょうか。
"Dear Mr/Ms ○○"と書き始めてすぐに、メールを打つ手が止まってしまうこともあるでしょう。

日本語のメールと同様に、英語でも相手に良い印象を持ってもらえる丁寧な表現があります。

英語がうまく使えなかったために、相手に不愉快な思いをさせたり、誤解を与えたりするようなことがあっては困ります。
ビジネスメールで頻繁に使用される表現を一通り頭に入れて、ビジネスメールを上手に使いこなせるようになりましょう。

丁寧語や謙譲語は英語に存在しないって本当…?

英語では日本語のように敬語、謙譲語、尊敬語といった考え方はありません。
だからといって、敬意を示す表現が存在しないというわけではありません。

何かを依頼するとき、「○○してください」といった指示の意味合いが強い表現ではなく、「できれば○○していただけますか?」といった、お願いをする表現の方が丁寧に伝わります。
これは、日本語でも同じですね。

例えば、

これでも問題はないのですが、この場合、「送ってもらうのが当然」というニュアンスが感じられます。
もし、依頼する相手が目上の人であったり、送るかどうかは相手の気持ち次第であったりする場合はふさわしくありません。
「ぜひ、お願いしたい」といった気持ちを伝えるためには、「~してもらえますか」という表現を使います。

さらに丁寧な印象にする場合は、「~していただけると助かる」という表現があります。
"I would appreciate it if you could send me the document."
"I would be grateful if you could send me the document."

いずれも、「書類を送っていただけると幸いです」といった意味があります。
少し硬いイメージあるので、メールを送る相手や状況に合わせて使い分けましょう。

顔が見えない相手にメールを送る際は、日本語でも言い回しなどに気を使い、何度も読み直してから送りますよね。
相手との関係性を踏まえた上で表現を変えていくことは、ビジネスマナーとして求められますので上記のようなフレーズも覚えおきましょう。

「お久しぶりです」「ご無沙汰しております」を英語で表現する場合

"Long time no talk."より少し丁寧な「お久しぶりです」の表現は?

初めての相手へのメールは例文集などでも頻出のテーマです。
あいさつと併せて自分の名前や所属・会社名を伝えます。ちょっと気を利かせるなら、誰からの紹介で連絡しているかも知らせることで話はスムーズに進みます。

では、しばらく連絡を取っていなかった相手に久しぶりに連絡をする場合はどうでしょう。

「久しぶり」を英語で表現する際、よく使われるフレーズに"Long time no talk."があります。
家族や旧友との再会なら、こういったくだけた表現でも問題ありません。
ただ、ビジネスシーンでは表現にもうひとひねり。
「お久しぶりです。」を意味する"I haven't seen you for a long time."といったフレーズを使いましょう。

"It has been a long time~"で「ご無沙汰しております」のニュアンスも

さらにかしこまった表現を使いたいときには、日本語で言う「ご無沙汰しております」という意味合いで使えるフレーズがあります。

日本語では、「長らくごあいさつに伺わず失礼いたしました」というニュアンスだと考えれば分かりやすいかもしれません。

ほかに、"It's a pleasure to see you again."「また会うことができるのが嬉しい」といった表現もあります。

ビジネスメールを送る際の基本マナー

迷ったら、メールをもらった相手の立場になってみよう

メールは相手が都合の良いときに読めるので、通話により相手の時間を拘束してしまう電話よりも便利なツールです。
その反面、相手と対面で話す電話とは異なり、相手の反応がその場では分かりません。
時には、ささいな誤解から感情問題に発展することもあります。
悪気なく使った表現で、相手の機嫌を損ねてしまうなんてもったいないですよね。

そんなトラブルを回避するには、自分が相手の立場になってみることです。
日本語でも言えることですが、ビジネスで英語メールを書く際には意識することでより気付きやすくなります。

この文章を受けとってどのような気持ちになるか。
書き終えたら一呼吸して読み直してみましょう。
相手の立場になって考えることで、「ちょっと表現が直接的すぎるかな」「初めてのお願いだから、もう少し丁寧な方がいいのかも」というように、客観的に見直すことができます。

会社を代表するようなメールであれば、英語にたけた人に確認してもらうのもよいでしょう。

シチュエーションや距離感を意識しよう

ビジネス英語を使う際には、常に相手との関係性を意識することがうまくいくポイントです。
文体や言葉づかいがくだけ過ぎていないか、また堅苦しくなり過ぎていないか読み返すことが大切です。

まずは、ビジネス英語で使われる表現をある程度覚えること。
そして、出掛ける場所に応じてクローゼットの中から洋服を選ぶように、状況にふさわしい表現を使うように心掛けましょう。

また、どのような状況で先方にメールを送るのかによっても変わってきます。
相手に指示しているような雰囲気なのか、お願いするような内容なのか。しっかりと見定めて適切な文体を選びましょう。

その際注意したいのが、文体を選んだらメールの中では統一することです。
トーンをそろえると、まとまった印象になります。

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