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ビジネス英語でメールの署名はどうするの?書き方やルールについて

ビジネス英語でメールの署名はどうするの?書き方やルールについて

署名は英語で"signature"と表現します。メールの最後に付ける発信者の情報です。
自社や自分の基本情報を伝える役割があり、ビジネス英語のメールに欠かすことはできません。
メールの末尾に記載するのは日本語も英語も同じですが、様式には違いがありますので、日本語の署名をそのまま英語にするのではなく、英文メールのルールに従った書き方で作成する必要があります。

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ビジネスメールにおける署名の役割

署名は名刺と同じ役割を果たす

署名の役割は、「誰からのメールか」を知らせることなので、記載する内容については日本語と同じ、名刺と同程度の情報です。
項目は、会社名、部署、役職、氏名、住所、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、自社のWEBサイトURLなどです。署名はネット上の名刺、といえるかもしれません。

署名によって、面識のない相手に、簡単なプロフィルが伝えられることは便利でもありますし、信頼も得られます。面識のある相手でも、署名なしは失礼にあたります。

「知っている人だから署名はいらない」と考えてしまうかもしれませんが、メールの返事はメールでするとも限りません。
電話で連絡を取りたいときや、書類を郵送したい場合など、署名がないと、名刺ホルダーを取り出して調べる手間が出てきます。署名を付けることは、相手への気配りにもつながるといえるでしょう。

♪や★などの装飾を施した署名はビジネスシーンには不向き

ビジネスメールは明確、簡潔な内容のものが好まれますが、署名もその内容にふさわしいシンプルなものが望ましいです。

自分をアピールするのも大事ですが、派手に飾り立てていると、仕事への姿勢を疑われてしまいますし、会社のイメージにも影響します。
真面目な話題もキラキラした署名によって説得力を失ってしまうかもしれません。
署名のデザインやレイアウトは"Simple is best."を心掛けましょう。

英語の署名の書き方とルールを知ろう

項目を並べる順番

日本語の署名と英語の署名では項目を並べる順番が違います。日本語の署名は、次のような表記が一般的です。

〇〇株式会社
営業部部長
山田花子
〒101-××××
東京都千代田区1丁目×-×
Tel: 03-×××-××××
Fax: 03-×××-××××
E-mail: yamada@××××.com
http://www.××××.co.jp/

この署名で相手に伝えたい情報には過不足なく、自社のサイトにもリンクしているので+αの情報も発信できるようになっています。

しかし、英語の署名は次の順番で並べるのが一般的です。
(1)名前
(2)役職・所属部署
(3)会社名
(4)住所
(5)電話番号・ファクス番号
(6)メールアドレス
(7)自社サイトのURL

Hanako Yamada
Manager, Sales Department
〇〇 Inc.
1-×-× Chiyoda-ku, Tokyo, Japan, 101-××××
Tel: 03-×××-××××
Fax: 03-×××-××××
E-mail: yamada@××××.com
URL: http://www.××××.co.jp/


会社名、役職名、名前などは下記のように表記します。

〇〇株式会社
営業部部長
山田花子

"Hanako Yamada 
Manager, Sales Department
〇〇 Inc."

住所は下記のような順で、郵便番号、都道府県、市区町村、番地の順を逆にします。なお、英語で住所を表記する際は最後に"Japan"を加えます。

〒101-××××
東京都千代田区1丁目×-×

"1-×-× Chiyodaku, Tokyo, 101-××××, Japan."

住所、電話番号、E-mail、URLの記載に厳密な順番はなく、前後しても問題はありません。

名前の書き方で注意すべきこと

英語で名前を記す場合は、ローマ字で表記し、名="first name"を先に、姓="family name"を後に記します。

しかし、最近ではその国の文化を尊重する観点から、日本人の名前を英語表記する場合には、本来の姓・名の順で記すことが珍しくありません。
その場合、相手に姓名を逆に把握されてしまう可能性がありますので、わかるようにする配慮が必要となります。"YAMADA, Hanako"と姓をすべて大文字にしてカンマを打つと、"YAMADA"が姓で"Hanako"が名前と理解してもらえます。

役職と所属部署を記載する

個人名の次に役職と所属部署を記載します。短ければ1行で表記してもかまいません。下記に一部をご紹介しますので参考にしてください。

役職名は次のように表記します。
社長=President
取締役・役員=Director
部長=General Manager/Chief Director
課長=Manager/Section Chief

部署名は"Department"と表記されることが一般的で、次のようなものがあります。

営業部=Sales Department
総務部=General Affairs Department
企画部=Planning Department
宣伝部=Advertising Department
経理部=General Accounting Department
秘書課=Secretary Department
人事課=Human Resources Department


関連記事:肩書を英語で紹介しよう!ビジネスでの名刺交換やあいさつで使えるフレーズ!

会社名の書き方

株式会社を表す英語表記は主に次の通りです。

"Co., Ltd."
"Company Limited"の略で、日本の株式会社の多くがこの表記を採用しています。注意すべきは"Co"の後にピリオド、もしくはピリオドとカンマを入れること、その後に半角スペースを入れること、"Ltd"の後にピリオドを入れることです。

"Ltd"
"Co., Ltd."を略した形で意味は同じです。

"Inc."
"Incorporated"の略で、登記済みの法人を意味します。社名の後に付け、最後にピリオドが必要です。また社名の後にカンマを入れる場合もあります。

"Corp."
"Corporation"の略で"Incorporated"と意味は同じです。最後にピリオドが必要です。

住所・メールアドレスの書き方

住所の書き方は、日本語では東京都千代田区・・・のように大きな区分から小さな区分へ移行していきますが、英語の表記では建物名、番地、市町村、都道府県というように、小さな区分から大きな区分へと移っていき、最後に国名を記載します。

日本語ではメールといえば電子メールを指しますが、英語では必ず"E-mail"と表現します。"mail"は郵便物を意味するので、「E-mail:yamada@××××.com」と"E"を付けて電子メールであることを示すようにしましょう。

電話番号・ファクス番号・URLの書き方

冒頭に付ける表記は、"Tel"、"Fax"が一般的です。ファクス番号はなくてもかまいません。海外の取引先に送る場合は、国際電話の番号を記載するようにしましょう。
国際電話は、先頭に+を付け、局番の0を除き、日本の国番号「81」を付けます。

例えば電話番号が03-○○〇-○○○○の場合は、
Tel: +81-3-○○〇-○○○○と表記します。ファクス番号も同様です。

自社のWEBサイトのアドレスを記載する際、"Home page"「ホームページ」ではなく、"Website" "Webpage"と表記しましょう。「ホームページ」は、本来はブラウザ起動時の最初のページを意味しますが、日本では、一般的にウェブサイトのトップページやサイト全体を表す言葉として使われています。英語では特にウェブサイトのトップページを指す言葉として使われています。

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