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ビジネス英語で請求書を送付!作成のポイントや注意点

ビジネス英語で請求書を送付!作成のポイントや注意点

請求書の作成はさまざまな部署で発生する業務です。
海外の企業と取引するために、英語で作成する場面も増えているのではないでしょうか。
今回はビジネス英語で請求書を発行する場合の基本的なポイントとなる件名の書き方や例文などをご紹介します。

請求書に関する基礎知識と基本マナー

請求書の記載内容は日本語も英語も同じ

請求書は、顧客に商品やサービスを提供した際に、代金の支払いを求める書類です。
請求書を発行しなかったり、不備があったりすると、代金の支払いが行われないことがありますので、必要な情報を間違いのないように明記しなくてはいけません。

いつどのような商談が行われたのか、代金はいくらか、そして支払い方法や振込先の指定を請求書に記載することによって、支払いが滞りなく行われます。
ミスのない請求書を作成することは、ビジネスパーソンに求められるスキルのひとつといえるでしょう。

請求書を英語で作成するために覚えておきたいこと

請求書に必要な内容は、振込額や振込先の銀行口座、口座名義、振込期日などです。

請求書は、ある程度フォーマットが決まっていますので、それに従って作成すると上記のような必要事項を組み込むことができます。

一般的な項目を英語で確認してみましょう。

(1)"Title"「タイトル」

まず、先方に届けている書類が何であるかを示すためにタイトルが必要で、一番上に請求書である旨を明記します。

請求書を表す英語には"bill"と"invoice"があり、どちらかをタイトルとして大きく記載します。

"bill"はレストランの勘定書、電気代、ガス代、クレジットの請求書など、日常的によく目にするものです。
たいていは"Billing Statement"と表記されています。
一方"invoice"は納品された物や行った仕事に対して使うことが多く、企業間のやり取りでよく使われます。

(2)"Invoice Number"「請求書番号」

一般的に請求書には請求書ナンバーが振られています。
これは複数発行する請求書を管理し、業務の効率化を図るためのもので、必ずしも必要というわけではありません。
請求書に関する問い合わせをする場合、また問い合わせを受ける場合にもこの番号があると、数ある請求書の中でどの請求かを特定するのに役立ちます。

(3)"Company Name"「発行元の会社名」

自社の名前と、その下に住所、電話番号、E-mailなどの情報を記載します。
不明な点があれば問い合わせができるよう、担当者の連絡先を入れておくのがよいでしょう。

(4)"Bank Details"「振込先の詳細」

銀行振込で支払いを行うときに必要な情報です。
"bank account number"「口座番号」、"bank account name"「口座名義」などを記載します。

(5)"Customer Name"「顧客の名前」

個人名、または取引先の会社名を記載します。
株式会社には"Co., Ltd."、"Ltd."、"Inc."、"Corp."などの表記がありますので、正しく表記しましょう。

(6)"Date"「日付」

請求書を発行した日付を書きます。
西暦を使用し、英国式であれば「日、月、年」、米国式であれば「月、日、年」の順で書きます。

(7)"Payment Deadline"「支払期限」

契約の際に取引先と合意した、支払いの期日を記載します。

(8)"Description"「明細」

取引の内訳を書きます。
"unit price/cost"「単価」、"quantity"「個数」を商品ごとに記載し、"subtotal"「小計」を求めます。

(9)"Total"「請求額」

小計に"consumption [sales] tax"「消費税」、"handling fee"「手数料」などを合計し請求額を記載します。

請求書に添える送付状やメールを作成しよう

件名はひと目で概要が分かるようにする

日本では請求書を郵送で送付する際、送付状を添えますが、外国でもカバーレターと呼ばれる送付状を添えます。

またメールで送る場合も本文を作成し、取引のお礼とともに支払いのお願いをします。
請求書だけを送るのは、丁寧さに欠ける印象があるので気を付けましょう。

メールで最初に読むのは件名です。
ひと目で用件が分かり「このメールは重要だ」と思ってもらうことが大切です。

よく使われるフレーズとサンプルメール

業種や取引内容によって伝える事柄には違いがありますが、取引のお礼や請求書の確認のお願いなどを記載します。

請求書を送付する際には、下記を参考にメールを作成しましょう。

"Dear Mr. Jackson,

Thank you very much for your order no. A-123 of February 12, 2018.
Please find attached our billing invoice.
We would appreciate your attention to this matter.
If you have any questions, please feel free to contact us.

Regards,
Yamada Akiko"

ジャクソンさま

2018年2月12日付のご注文番号 A-123をありがとうございました。
請求書を添付いたしましたのでご確認ください。
本件、どうぞよろしくお願いいたします。
もし、なにかご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
よろしくお願いします。

山田亜紀子

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