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英語でビジネスメールを送るときに相手に読んでもらえる件名の付け方
ビジネスシーンでは、毎日たくさんのメールが届きます。
自分が送ったメールを確実に読んでもらうためには、簡潔でありながらもメールの用件が分かる件名を付けることが大切です。
英語でビジネスメールを送る際、件名ではどのようなことに気を付けるべきでしょう。
件名の付け方のポイントについてお伝えいたします。
件名の役割とは？
一目で用件を理解できることが大事
ある調査によると、日本人のビジネスメールの平均的な数は1日に送信約12通、受信約39通で、役職が高くなるにつれてその数が増えるという調査結果が出ています。
毎日数多くのメールを受信する人は、件名を見て重要度や緊急性を判断し、メールを開く優先順位を決めている場合があります。
そもそも、ビジネスメールでは、件名を入れずにメールを送るのはマナー違反です。
件名がないメールは迷惑フォルダに振り分けられたり、ウイルスメールと間違えられたり、内容を読んでもらえない可能性があります。
読んでもらえないのも困りますが、何よりも件名がないメールは、失礼な印象を与えてしまいます。
件名を付けていたとしても、用件が分からない件名は「不快に感じたメール」の上位に挙がっています。
件名の主な役割は、メールを開く前にメールの用件を相手に伝えることです。
そのため、件名を見ればある程度内容が分かるような件名を付けることが大切です。
業務の効率化にもつながる
過去のメールを探すとき、送信者で検索すると件名がズラッと出てきます。
そんなとき、曖昧な件名を付けていると、1通ずつ開けてみなければ、確認したいメールが見つかりません。
効率が悪く、貴重な時間を費やしてしまいます。
一目で分かる件名を付けておいてもらえると、見つけやすくて便利です。
内容に応じて適切な件名が付いていると、管理がしやすく、業務の効率化を図ることができます。
そのため、１通のメールには１つの用件を書くことが望ましく、複数の用件がある場合は、別の件名を付けて、メールを分けて送るほうが良いでしょう。
件名を付けるときのポイント
簡潔すぎるタイトルはスパムメールと間違えられる
"Hello!"「こんにちは」、"How are you?"「ごきげんいかが？」といったあいさつの件名はスパムメールによくあり、開封されないまま削除される場合があります。
また送信者が知っている人であったとしても、件名があいさつの場合は内容も重要なものではないと思われて後回しにされる可能性があります。
あいさつが件名に付いていると重要性を感じないのでオススメできません。
"Inquiry"「お問い合わせ」、"Notice"「お知らせ」、"Invoice"「請求書」、"Quotation"「見積もり」のように簡潔すぎると内容が漠然としていてよく分かりません。
こういった件名は読まずにスルーされる可能性があります。
何についての問い合わせ、お知らせなのか、何の請求書、見積もりなのか、メール本文を推測できる程度の具体性を持たせるようにしましょう。
件名をすべて大文字で書くのはNG
メールの件名に具体性を持たせるといっても、単語数にして6～8程度が理想で、あまりに長すぎるタイトルは控えましょう。
件名は長すぎると一目で内容を認識できないばかりか、メーラーに全文が表示されない可能性があります。
また、目立たせるために"URGENT: REQUEST FOR YOUR CONFIRMATION"「至急確認のお願い」など、すべてを大文字で書くのはオススメできません。
理由は、スパムメールの印象が強く、相手に良い印象を与えないからです。
英文を書くときのルールと同様、大文字にするのは先頭の文字だけにするか、または単語の最初の文字だけにするのが望ましいといえるでしょう。
ただし、冠詞や前置詞などは文頭にこない限り小文字にするのが一般的です。
英文メールの件名によく使うフレーズ
注文や依頼をするとき
相手に商品などを注文するときは、"Order for ～"のフレーズを使います。
お願いをするときは"Request for ～"のフレーズを使います。
確認や問い合わせをするとき
確認をするときは"Confirmation of ～"のフレーズを使います。
問い合わせをするときは"Inquiry about ～"のフレーズを使います。
お知らせや招待をするとき
お知らせがある場合"Notification of ～"のフレーズを使います。
招待する場合"Invitation to～"のフレーズを使います。
お礼やおわびをするとき
お礼を伝える際は"Thank You for ～"のフレーズを使います。
おわびをする際は"Apology for ～"のフレーズを使います。
先頭の言葉で注意を引く方法
ビジネスメールでは先頭に注意を引く言葉を書いて、その後に内容を書くという方法がよくとられます。
例えば"Reminder"とあると、「忘れてはいけないことを思い出させてくれるメール」であることが分かります。
また、早く読んでほしい場合や必ず読んでほしい場合は"Urgent"「緊急」、"Important"「重要」などを件名の頭に記載します。
ただ優先的に読んでもらいたいためだけに使用するのは避けて、本当に急を要するときや重要な内容を知らせるときに使用するようにしましょう。
