英語で営業メールを書くときのポイント！そのまま使える例文やフレーズを紹介！

スパム判定とは迷惑メールと判定されてしまうこと

新規取引先へ営業メールを送る場合、相手に読んでもらえる内容にする必要がありますが、それ以前の問題も。
メールではまず件名を見ますが、使われている表現によっては「スパム判定」を受けて迷惑メールボックスに入ってしまい、読んでもらえなくなることがあります。
スパム判定とは、メールサーバーやメーラーのフィルタリング機能により、迷惑メールと判定されてしまうことです。

毎日たくさんのメールが飛び交う中で、英語の営業メールが相手の迷惑メールボックスに入らないように、まずは"Subject Line"「件名」を工夫しましょう。

営業メールは簡潔で分かりやすく、スパムメールに判定されないような件名を付けることが大切です。

特に添付資料があるメールは、ウイルスメールと間違われる確率が高く、迷惑メールボックス行きになってしまうことがあるので資料を添付する際はより一層、件名に注意しましょう。

スパムメールになる件名、ならない件名

初めての相手に出す営業メールは、新発売商品の案内や、先方に何かを提案するといった内容が多くなります。
メールを送る相手が求めている情報をベースに、自分の伝えたいメッセージを確実に伝えるようにしましょう。
具体性のない件名、また長すぎる件名はスパムメールと判断される場合があるので注意しましょう。

件名は、"and"、"on"といった接続詞、前置詞以外、大文字で始めます。

（1）スパムメールとして判定されやすい英語表現

"Document"＝資料
"Free!"＝無料！
"Good News"＝朗報
"Hurry!"＝お急ぎを！
"Information"＝お知らせ
"Important"=重要
"Last Notice"＝最終のお知らせ
"Long Time"＝お久しぶりです
"New Product"=新製品
"Offer"＝ご提案
"Order Now"＝今すぐご注文を
"Please Confirm"＝ご確認ください
"Request"＝お願い

（2）スパムメールになりにくい英語表現

"Proposal for New Product"=新商品のご提案
"Invitation to Exhibition of Our New Products" =弊社新商品展示会へのご招待
"Our New Products that You Cannot Pass Up"=見逃せない新製品群について
"New Must-Haves for Your Sales"=営業のための必需品

受信者のメール環境に影響されない文字や形式で作成する

営業メールは、件名だけでなく、メール本文も読みやすいように工夫することが大切です。
次の5つのポイントを押さえて作成しましょう。

（1）メール形式

テキスト形式で作成します。
HTML形式で作成すると、受信側の設定次第ではスパムメールと判断されたり、文字化けしたりするなど、正しく受信できない可能性があるからです。

（2）改行

60～70文字を目安に改行します。
メールをパソコンで見たりスマートフォンで見たり、相手がメールを読む環境はさまざまなので、長すぎず、文章の区切りがつくところで適度に改行します。

（3）パラグラフ

1つのパラグラフの中に書く情報は1つが基本です。
1つのパラグラフの中にいくつも情報を盛り込むと、伝えたいことがぼやけてしまうので注意しましょう。
次のパラグラフに移る場合は行間を1行空けます。

（4）大文字と小文字

件名欄は、先にも書いたように単語の最初は大文字を使います。
本文は、手紙などと同じルールで、文章の始めに来る単語の頭文字や一人称の"I"「私」や"Mr.Tanaka"など人の名前は大文字で書きます。

必要な情報で本文を構成する

営業メールで、自社の商品やサービスをアピールするために、下記の5つのポイントを押さえて本文を構成しましょう。

（1）宛名を書いて、自己紹介・会社紹介をする。

新規営業のメールで宛名が分からない場合、日本語メールと同じように「ご担当者様」と宛名を書きます。
宛名を書いた後、自分の名前と会社を紹介します。

（2）メールを送る意図を伝える。

「商品・サービスを案内したい」など、なぜこのメールを送っているのかを相手に伝えます。

（3）商品の案内やサービスを紹介する。

メールを受け取った人（会社）にとって、提案している商品やサービスなどが、どんなメリットがあるかを説明します。

（4）メールの内容について、アポイントメントを取るなどこちらの要望を伝える。

メールの内容について詳しく説明する機会を設けるなど、次のアクションにつながるように要望を伝えます。

（5）締めの言葉でお礼を伝える。

メールを読んでもらったことに感謝する言葉で締めます。

宛名を書いて自己紹介・会社紹介をする

メールを送る際は、冒頭に「○○様」と相手の名前を書きますが、相手の名前が分からない場合は「ご担当者様」といった表現を用いることができます。

担当者が男性だと分かっているときは"Dear Sir,"、女性の場合は"Dear Madam,"です。
男性か女性か分からない場合は"Dear Sir or Madam,"を用います。
他にも"To Whom It May Concern,"「関係者各位」といった表現もあります。

宛名を書いた後に、自分や所属する会社を紹介します。
自己紹介・会社紹介では"This is 名前 from 会社名."、"My name is 名前 from 会社名."「私は○○会社の○○です」といったフレーズを使います。

メールを送る意図を伝える

メールを送る意図を伝える場合は"I’m contacting you today because ～"「～のために本日ご連絡をしております」、"I am writing to you ～"「～の件でメールを差し上げます」、"We would appreciate it if ～"「～していただければ幸いです」といった表現を使います。

商品の案内やサービスを紹介する

自分の会社の商品やサービスについてアピールする際は、下記のようなフレーズを使うことができます。
"meet someone’s expectations"は「（人の）希望に沿う、期待に応える」といった意味がありビジネスメールではよく使われています。
他に、"recommend～with confidence"「～を自信を持ってオススメします」といった表現もあります。

商品やサービスをアピールする中で、自分の会社がメールを送る相手の企業にとって良きビジネスパートナーになりたいといった場合は"We are interested to ～"「～したいと考えています」といった表現を使います。

メールの内容について、アポイントメントを取るなどこちらの要望を伝える

営業メールの締めでは「実際に会って話がしたい」「資料を送りたい」など、こちらの要望を伝えたり、「質問があればいつでもご連絡ください」と、メールを受け取った人が問い合わせをしやすいようなフレーズを書いておきましょう。

アポイントメントを取るなど、こちらの要望を伝える場合は下記のようなフレーズで伝えることができます。

締めの言葉として言葉でお礼を伝える

メールの最後は読んでもらったことに対する感謝の気持ちを書き添えましょう。