LEARN

英語のビジネスメールで返事を催促したい!丁寧な表現を覚えよう!

英語のビジネスメールで返事を催促したい!丁寧な表現を覚えよう!

ビジネスメールを英語でやり取りする際、返事を催促するにはどういった表現があるでしょうか?相手に上手く伝える表現をご紹介します。

返事を催促、その前に確認しておきたいこと

催促メールを送るタイミングに注意

ビジネスメールでは、約7割の人が「24時間以内にメールの返信が来ないと遅いと感じる」といった調査結果があります(ビジネスメール実態調査2017)。

こういった結果を見ると、遅くとも翌営業日中にはレスポンスをするのが望ましいといえるでしょう。
しかし、海外の人との取引では時差もあるため、思い通りにいかないこともあります。

例えば、日本とアメリカ・ロサンゼルスの時差は17時間、ニューヨークは14時間、イギリス・ロンドンは9時間あります。
日本から3月1日の午後1時にメールを送った場合、ロサンゼルスでは2月28日の午後8時です。
そのため先方が、翌日の出勤後、3月1日の午後1時にメールを確認して、社内での検討などを経て翌日の3月2日の午後1時に返事をしたとしても、日本時間では3月3日の午前6時です。
会社に出勤して午前10時に確認したとしても1日半近く時間が空いたことになります。

海外とは時差があることを踏まえたうえで、催促メールを送ったり、返信の期日を設けたりする配慮が必要です。

また、取引先に催促メールを送る前に、本当にメールを送信できているかどうか、下書きのまま保存していたり通信エラーになっていたりしていないかを確認しましょう。
また、相手の返信を見落としていたり、間違えて削除したりしていることも考えられるので、問い合わせる前に自分のメールを確認するようにしましょう。

英語で催促メールを送る場合の件名

Reminderが一般的

催促メールの件名には"Reminder"を付けます。
ただし、スパムメールと勘違いされないように「○○についてのReminder(ご確認)」として、"Reminder: Request for Estimate"「見積もり依頼の件」、" Reminder: Order Confirmation A-123"「注文番号A-123の注文確認の件」など、前回に送ったメールの件名の前に"Reminder"を付けるようにしましょう。

ほかに、"Friendly Reminder"や"Gentle Reminder"のような表現もあって"Reminder"よりも丁寧で柔らかいニュアンスで相手に伝わります。

このほかにも"Quick Reminder"「ちょっとした確認」"Final Quick Reminder"「最終確認」なども使います。このときの"quick"は「時間をとらせませんよ」という意味があります。

返信を催促する場合の英語例文

返信をくださいという表現

返信をお願いするときは、下記のような表現を参考にしてください。

期限を設け、早めの返信を促す場合

ビジネスメールでは、相手に送る最初のメールに返信の期限を入れるのが基本です。
「いつまでに」と具体的に期日を伝える場合は次のような表現があります。
リマインドメールで、改めて返信期限を伝える際にも使えるので覚えておきましょう。

期限を設けるほか、返信をお願いする理由を示しておくと効果的な場合もあります。

メールの最後に、メールが行き違いになっている場合を考えて、次のような一文を添えておくのもオススメです。

ほかに、早めの返信を促したい場合には次のような表現があります。

もう少し丁寧な印象にしたい場合は下記のような表現もあります。

主語を"I"や"We"でなく"Your early reply"や"Your prompt reply"「早めの返信」とすることで、急いでいることを強調することができます。
この言い回しもビジネスシーンでよく使われる表現です。

「~していただけませんか?」とお願いするときは、"Could you ~"を使って下記のように表現することができます。

催促のニュアンスをやわらげる表現

強い言い回しを避けて、こちらの勘違いかもしれないというニュアンスを含みながら問い合わせる場合には次のような表現が使えます。

「こちらからお知らせする情報が不十分で返信できないのかもしれない…」、そんなときは次のような一文を添えてみましょう。

メールを作成してみよう

催促メールを送る際の例文をご紹介します。

Dear Mr. Smith,

This is just to remind you that I haven’t received your response to my e-mail I sent you on April 15. I’m afraid my e-mail may not have reached you.

Since your feedback is necessary for me to revise my proposal, I’d appreciate it very much if you could reply to me by April 30. If you have any questions or concerns, please let me know.

Best regards,

Taro Yamada


スミス様

本メールは私が4月15日に送信しましたメールに対する返信をいただいていないということを念のためにお知らせするものです。
私のメールがひょっとして届いていないのかと危惧しております。

スミス様のフィードバックは私が提案書を修正するのに必要なものでございますので、4月30日までに返事がいただけますと大変ありがたく存じます。
ご質問や気になる点がございましたら、お知らせください。

よろしくお願いいたします。

山田太郎

関連記事を探そう

合わせて読むなら!

JOIN US!

会員登録をすると
お得がたくさん!

ECCフォリラン!にWEB会員登録をすると、楽しいイベントやプレゼントに応募できます。今すぐ登録を!

すでに会員の方はこちらから

ログイン

RANKING

  1. 【キッザニア東京/キッザニア甲子園】ペアチケットプレゼント!

    【キッザニア東京/キッザニア甲子園】ペアチケットプレゼント!

  2. 「領収書を下さい」は英語でどう言う!?これで完璧!海外でのタクシー乗りこなし術

    「領収書を下さい」は英語でどう言う!?これで完璧!海外でのタクシー乗りこなし術

  3. 日本の文化や風習を英語で紹介!留学先や海外ボランティアで喜ばれる鉄板シリーズ

    日本の文化や風習を英語で紹介!留学先や海外ボランティアで喜ばれる鉄板シリーズ

  4. こんなにある世界の言語!?世界で最も使われている言語は?

    こんなにある世界の言語!?世界で最も使われている言語は?

  5. 日本のことわざを英語にすると!?文化の違いが面白い、英語のことわざ9選!

    日本のことわざを英語にすると!?文化の違いが面白い、英語のことわざ9選!

HOT TAGS

フォリランとは

ECCフォリラン!とは

ECCフォリラン!は語学をもっと身近に感じ、楽しむための情報をお届けするECCのポータルサイトです。皆さまに日々楽しみながら学んでいただけるよう、ECCがさまざまな情報をご提供します!