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ビジネス英語で異動の挨拶をどう送る?メールの例文など

ビジネス英語で異動の挨拶をどう送る?メールの例文など

異動のあいさつを英語のメールで送るとき、メールに書く内容は「異動のお知らせ」「後任の紹介」「今までのお礼」の3つです。
メールの定型文を作っておけば、急な辞令が出てもスムーズに対応することができます。
ご紹介する表現を使ってあいさつメールを作ってみましょう。

異動のあいさつメールで大事なことは?

メールの内容は「異動」「後任」「お礼」が基本

人事異動により部署や勤務地が変わる場合、お世話になった人や取引先などにあいさつのメールを送ることがビジネスマナーです。

異動のあいさつメールを書くときは「異動のお知らせ」「後任の紹介」「今までのお礼」の3つを盛り込むことがポイントです。

異動のあいさつ文は、使われる表現もある程度決まっているので定型文を作っておけば日付や異動先などを変更して、必要に応じて使うことができます。

今回は、異動のあいさつをメールで送る際に使える例文を紹介します。

メールの書き方

異動することを知らせる

まず件名ですが、ビジネスメールでは簡潔で分かりやすい件名を付けることが大切です。
異動のあいさつでは下記のような表現を使うことができます。

本文の始まりは、「~をお知らせします」「~をお知らせしたくご連絡を差し上げております」といったフレーズを使うことができます。

上記フレーズの"that"以下に異動について書きますが、異動前にメールを送るか、異動後に送るかで時制を使い分ける必要があります。

"as of○○"は「○○日付で」という意味で、○○の部分に日付を入れます。
"effective"は「(法律・契約などが)実施されて」「効力がある」といった意味があり、"effective ○○"で「○○日から異動が実施される」といった意味で伝えることができます。

"transfer"以外に"assign"「配属する」、"appoint"「任命する」といった動詞も使えます。

"I am pleased to inform you that ~."は「~を喜んでお知らせします」といった意味があり、良い報告のときに使うことができます。
取引先に異動を伝える際は、こういった前向きな表現を使うのもオススメです。

後任を紹介する

異動のあいさつの後は、下記の表現を使って自分の業務を引き継ぐ後任者の紹介をしましょう。

後任者のメールアドレスを知らせる場合は下記を参考にしてください。

お礼の言葉を添える

異動のあいさつと後任の紹介のほかに、お礼の言葉を添えてこれまでお世話になったことへの感謝を伝えましょう。

"appreciate"は"thank you"よりも丁寧な印象で相手に感謝の意を伝えることができます。

お礼の言葉の後は、下記のような表現で本文を結びます。

異動のあいさつメールの例文を紹介

今回ご紹介した表現を使って、異動のあいさつメールを作ってみましょう。

Subject: Transfer to Singapore Office

Dear Mr. Williams,
I am pleased to inform you that as of May 1st, I will be transferred to our Singapore office as the general manager of the Planning Department. Mr. Taro Yamada will take over from me. He can be reached at 090-○○-○○○○ or taro_yamada@○○.jp.

Thank you so much for all your support for the past 3 years. Your continued assistance will be highly appreciated.

Yours sincerely,
Ichiro Yoshida

件名:シンガポール支社への異動のお知らせ

拝啓 ウィリアムズ様
来る5月1日付で、シンガポール支社に企画部本部長として異動になりますことをお知らせいたします。
後任は山田太郎となります。
彼の連絡先は090-○○-○○○○、メールはtaro_yamada@○○.jpでございます。

この3年間の温かいご支援に感謝を申し上げます。
引き続き、変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
敬具

吉田一郎

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