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ビジネス英語を用いてメールで報告をする際に使える例文28選

ビジネス英語を用いてメールで報告をする際に使える例文28選

ビジネス英語を用いて、プロジェクトの進捗(しんちょく)や営業結果などをメールで報告するにはどういった表現が好ましいでしょうか?上司や先輩と情報共有をすることは大切で、業務をスムーズに進めていく上で報告を怠ることはできません。
状況に応じて適切な報告メールを送れるように、英語の例文をご紹介します。

ビジネスで大切な報告メールとは?

報告メールは業務の進捗や結果を伝えることが大切

ビジネスを進めていく上で、欠かせない要素として挙げられるのが報告業務です。

ビジネスでは、上司や同僚など一緒に仕事をするメンバーと情報共有をしたり、意思疎通を図ることが大切で、日常的に報告業務を行うことで仕事をスムーズに進めることができます。

報告とは、部下から上司、同僚同士など、仕事の指示を出したり管理をしている人に業務の進捗状況や結果を知らせることです。

報告する内容は、企画や市場調査の進み具合や営業活動の結果などさまざまです。
時にはトラブルが発生することもあり、いつも良い報告ができるとは限りません。
良い報告、そうでない報告をする際に使える例文をご紹介します。

英語で報告メールを書くときの例文をご紹介

報告メールの書き出しに使える例文

まずは、メールの書き出し部分からご紹介します。
ビジネスメールは、分かりやすく書くことが基本で、メールの冒頭では、「~についてご報告します」など、何について報告するのかが一目で分かる一文を入れましょう。

"I would like to ~"「~させていただきます」は、丁寧な表現としてビジネスメールではよく使われています。
"report on ~"は「~について報告します」という意味で、ビジネスで使う機会が多い表現のひとつです。

"I would like to report on ~"「~について報告させていただきます」のほかに、"I am writing to you to inform you that 〜"「~をお知らせするために書いています」といった表現もあります。

"let me ~"は「~させてください」といった意味があります。
"give you an update on ~"「あなたに~の最新情報を報告する」と合わせて、「最新情報をお知らせさせてください」の意味で使うことができます。
ほかにも"Let me fill you in on ~"「~について詳しくご説明させてください」といった表現もあります。

"This is an update on ~"「これが~の最新情報です」、"Here’s a report on ~"は「こちらが~の報告です」といったシンプルな表現で分かりやすく伝えることもできます。

良い報告をするときに使える例文

何を報告するのかをメールの冒頭に書いたあとは、「新製品が完成しました」「売り上げは順調です」など報告内容を書きます。
まずは、ビジネスが順調に進んでいるときに使える例文を見ていきましょう。

"I am pleased to inform you ~"「喜んで~をお知らせいたします」の意味で、良い報告をするときに使います。
なお、「報告メールの書き出しに使える例文」で紹介した"I would like to report on ~"は報告全般でも使うことができます。

"make progress"は「~を進行する」といった意味があり、"steady"「着実な」を"good"に置き換えて"good progress"「順調な進捗」といった表現をすることもできます。

"on schedule"は「予定通りに」という意味です。
「予定よりも早く」は"ahead of schedule"、「予定より遅れて」は"behind schedule"です。

うまくいっていない状況を報告するときに使える例文

ビジネスはいつも順調に進むとは限りません。
商談や売り上げが停滞するなど、苦戦している状況を報告する場面も出てきます。
ここでは、良い報告ではないときに使える例文をご紹介します。

"I’m afraid that ~."は「残念ながら」「あいにくですが」といった意味で、期待や要望に応えられない場合に使うことができます。

"unfortunately"「残念ながら」「遺憾ながら」といった意味を持つ副詞を使って表現することもできます。
"put ~ on hold"「~を保留する」という意味で、"contract"「契約」を"plan"「計画」や"deal"「取引」などに置き換えて使うことができます。

上記のように"difficult"「困難な」「厳しい」を使って、現状の厳しさや問題点を伝えることができます。

また、"have difficulty in ~"「~することが困難です」といった表現を使うこともできます。

予定された期日に間に合わない、あらかじめ決まっていた日程を延期する場合は下記のような例文を使うことができます。

「~が遅れています」と、期日や時間に遅れるときは"delay"「遅れ」「遅延」という意味を持つ単語から成る"for the delay of ~"で表現することができます。

報告メールの結びに使える例文

メールの最後には、「随時、報告させていただきます」「質問があればお問い合わせください」など、報告を締めくくる一文を入れておきましょう。

"I will keep you posted."は「随時、お知らせします」という意味です。
"I will keep you updated."「最新情報をお知らせします」とともに、ビジネスメールでよく使われる表現です。

"let"「~させる」を使った"let me share ~"「~を共有させてください」のほか、"let you know ~"「~をお知らせします」もビジネスメールで使われる表現です。
"I'll let you know ~"は会話にもよく出てくるので覚えておきましょう。

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