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ビジネス英語のメールでアポイントを取りたい!件名や候補日ってどう記載する?

ビジネス英語のメールでアポイントを取りたい!件名や候補日ってどう記載する?

メールは現代社会において、大切なコミュニケーションツールのひとつです。
そして今日では、取引先の担当者が外国人であることも珍しくありません。

そのため、ビジネスシーンで「英語のメールでどのようにアポイントを取ればいいのかわからない」「メールでのアプローチ方法がわからない」と焦ることはありませんか?

メールは、会話と違って文字で記すため「13日と30日」など、言い間違いや聞き取りのミスが発生する日付なども正しく伝えることができるなどのメリットがあります。

よく使う表現から覚えて、メールを使いこなしましょう。

ビジネスメールの件名やアプローチ方法について

受信ボックスに押し寄せるメール、取捨選択の鍵は「件名」

まず、多くの人が悩むのが"subject"、すなわち「件名」の付け方です。
毎日膨大な数のメールがメールボックスに押し寄せてきます。
そのすべてに目を通していると、時間が足りないですし、相手も同じような状況であるかもしれません。
したがって、メールを送ってもすぐに開封されるとは限らないのです。

メールを読むか、読まないかの判断は件名によってなされます。
"Hello."、"How are you?"といった、あまり重要性を感じさせない件名はスパムと判断される場合があります。
また "About meeting."のような、漠然としたものも読んでもらえない可能性が高いといえるでしょう。
件名は内容を簡潔に表現したものが望まれます。
この場合はシンプルに「アポイントのお願い」を使いましょう。

英文では、"Appointment request." 、あるいは"Request for an appointment."となります。

さらに"Appointment to discuss the new product."「新製品検討のためのアポイント」のように具体性を持たせると、インパクトがあり、優先的に読んでもらえる可能性が高くなります。

面識のある相手か、初めての相手かで書きはじめのアプローチが異なる

ここで注意したいのが初めての相手にメールを送る場合です。
自己紹介として、氏名、社名、役職などを伝える必要があるのは、日本語も同じですね。
また、知らない相手からメールがあると不審に思われる可能性があります。
まずは先方のメールアドレスを知ったいきさつを伝えることで、不安を取り除くことが大切です。

忙しいビジネスパーソンだからこそ、アポイントの目的を伝えよう

ビジネスに携わる人たちは、多くの案件を抱えていたり、同時並行で進めている企画があったり、忙しいスケジュールで動いている人が多いでしょう。
それゆえ、アポイントをお願いする理由を明記しておくことが大切です。
その場合、使える表現には次のようなものがあります。

アポイントの候補日の決め方

アポイントの日程はこちらから提案してもいいの!?

日程の決め方は次の3つのスタイルがあります。

(1)先に相手の都合を聞いてから返事をする。
(2)候補日を挙げて相手に選んでもらう。
(3)自分が日時を指定して相手の都合を聞く。

どれを使うのかはケース・バイ・ケースで「お願いするのはこちらなので、相手に合わせなければ失礼に当たるのでは?」と思うかもしれませんが、聞き方に十分配慮すれば失礼には当たりません。

先方の都合を聞くときの表現

先方の都合を聞くときは、次のような表現があります。

候補日を伝えるときの表現

相手の指定する日時に、自分が対応できない場合もあります。
運悪く、都合の悪い日を指定された場合、再度仕切り直しとなってしまいます。
相手との関係性もありますが、こちらから候補日を提案するスタイルについても紹介しましょう。

いきなり相手と時間を合わせるのは難しいので、おおよその日時を提示して、相手に選んでもらうのが一般的です。
次のような表現を使えば、こちらの希望をさりげなく伝えられるので便利です。

日付を指定してお願いするときの表現

急ぎの場合やスケジュールに余裕がない場合など、自分から日時を提案したいケースもあります。
そんなときは次のような表現を覚えておくと便利です。
先方の都合と合えば、アポイントをすぐに成立させることができます。

返信に対してのお礼とともに日時の確認をしよう

アポイント承諾のメールを受け取った場合、お礼とともに日時の確認を必ず行うようにしましょう。
お願いした本人が忘れることはなくても、先方はうっかり忘れてしまうことも考えられます。
そのため、日時を盛り込んで印象づけることが大切です。

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