ビジネスメールで欠席や不在、延期は英語でどう伝えればよい？

メールで会議などの欠席をおわびする英語表現

ビジネスでは打ち合わせや会議がありますが、急な出張や長期休暇などで都合がつけられず、出席できなくなる場合もあります。

予定が合わなくなった場合は欠席を伝えるメールを送りますが、メールの冒頭には「申し訳ありませんが、○○のために会議に出席することができなくなりました」など、会議欠席をおわびする一文を入れます。

体調不良や急な用事、休暇取得のためなど状況に合わせた例文をご紹介します。

"I am sorry ～"は「申し訳ありません」、"I regret ～”は「残念です」といった意味があり、おわびをするときによく使われる表現です。

ほかにregretの副詞"regrettably"「残念ながら」を使った表現もありますのでご紹介します。

急に入った会議であれば、「先約があって」「ほかの約束があって」という理由で出席できない場合もあるでしょう。
そんなときは、"prior engagement"「先約」、"another appointment"「他の約束」といった表現を使うことができます。

メールで日程の変更をお願いする英語表現

会議などの日程変更をお願いするときの表現を見ていきましょう。

「日程を変更する」は"change the date"、「再調整をする」は"reschedule"、「延期する」は"postpone"、「またの機会にする」といった場合は"take a rain check"といった表現を使うことができます。

"Could you ～?"は「～していただけますか？」と相手にお願いする表現でビジネスメールではよく使われています。
ほかに"Would you 〜?"といった表現もあり、"Could you ～?"は「～は可能ですか？」、"Would you 〜?"は「～する意思はありますか？」といったニュアンスがあります。

会社を不在にするときの英語表現

出張や休暇を取るなど、会社を不在にするときはその旨を伝えるメールを事前に送ります。
自分が休んでいる間も携帯電話で対応できる場合は電話番号を記載したり、自分の代理をしてくれる人がいるのであればその担当者の連絡先を伝えておきましょう。

また、休暇のお知らせは社内の人だけでなく取引先や顧客などに伝える場合があります。
個人的な休みの場合と、会社が休みに入る場合に使える表現をご紹介します。

上記の休業の連絡に加え、"With apologies for the inconvenience."「ご不便をお掛けいたしますがよろしくお願いします」とおわびの言葉も添えておきましょう。