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今日から使える!英語のビジネスメール例文&フレーズ<基本編>

今日から使える!英語のビジネスメール例文&フレーズ<基本編>

ひと昔前は直接会うか、電話で用件を伝えることがフォーマルとされていましたが、今では、メールは欠かすことのできないビジネスツールとなっています。

メールは、聞き間違いを防いだり、自分のタイミングでゆっくり確認できるなどメリットも多く、会議の連絡や業務報告、お礼やおわびまで、さまざまなシーンで活用している方も多いのではないでしょうか。

そんな便利なメールですが、いざ英語で送ろうとすると、「書き出しはどう書くの?」「結びはどうすればいいの?」など疑問がいっぱい。
日本語のメールと同様、英語にも決まり文句や基本のルールがあります。

そのまま覚えれば、今日からでもすぐに使える英文ビジネスメールの基本のルールとフレーズをご紹介します!

「様」や「関係各位」は英語で何て伝える?まずは基本のルールから押さえよう

性別や職業に応じて変わる敬称に注意!

日本語では「◯◯様」と書けばおおむね問題ありませんが、英語の敬称は女性、男性または職業でも変わります。
男性なら"Dear Mr.◯◯"女性なら"Dear Ms.◯◯"となります。
女性は既婚の場合"Mrs."、独身の場合"Miss"と敬称が変わることが知られていますが、どちらにも使える"Ms."がよく使われます。
ちなみに、"Miss"以外は必ずピリオドがつくので忘れないようにしましょう。

また、医者に用いる"Dr."は、医者に限らず博士号保持者にも使用します。
ただし、大学教授の場合は"Professor"を略して"Prof.◯◯"とすることもあります。

担当者の名前が分からない!そんなときはどうする!?

会社や組織に問い合わせる際、担当者の名前が分からないときや、特定の人物ではなく「関係各位」としたい場合に便利なのはこちら。

相手が男性の場合:Dear Sir,
相手が女性の場合:Dear Madam,
性別が分からない場合:Dear Sir or Madam,
または、"To whom it may concern,"(ご担当者様)という言い方も便利でよく使われます。

関係部署に送りたいときは、「Dear+部署名」もしくは「Dear+役職名」を使いましょう。
・Dear Customer Service: カスタマーサービス御中
・Dear Marketing Director: マーケティング部長殿
・Dear Sales Manager: 営業部長殿
・Dear HR Director: 人事部長殿

英語を訳すだけではダメ!日本語とはこんなに違う、英文メールの常識

件名の基本ルール&頻出ワード

件名のルールは、単語の頭文字を大文字にすること("in"や"on"、"from"などの前置詞は除く)。
また、"Hello. How are you?"などのあいさつや"Congratulations!"、"Important"といった具体性に欠けるものや迷惑メールと疑われるような文言は避けましょう。

件名によく使うワード
Inquiry about ~/ ~に関する問い合わせ

"Inquiry about Your Product"
貴社製品についてのお問い合わせ

Confirmation / (予定や支払いなどの)確認

"Confirmation of Meeting on July 26th"
7月26日の会議の確認

Request for ~、~Request / ~の依頼

"Request for Quotation" / "Quotation Request"
お見積もりのご依頼
"Request for Phone Call" / "Phone Call Request"
電話をください

Invitation to ~ / ~の招待

"Invitation to our 10th Anniversary Party"
弊社10周年パーティーのご招待

Thank you for ~ / ~をありがとうございます。

"Thank you for the inquiry"
お問い合わせありがとうございます。

件名の前に以下のような文言を入れるとより分かりやすくなります。
・Reminder: リマインダー
・FYI(for your informationの略): 参考までに
・Urgent: 緊急

書き出しによく使われるフレーズはこれ!

英語では簡潔に目的を伝えることが求められるので、日本語のようにあいさつや相手への気遣いなどよりも、最初にメールの目的が分かるように書くことがポイントです。

締めの言葉は相手との関係性で使い分ける

ビジネスでも友達同士のメールでも最後に結びの言葉を入れるのが一般的。
たくさんあるのでフォーマルシーンとカジュアルシーンで使い分けられるようになりましょう。

フォーマル

・Sincerely,
・Yours sincerely,

ビジネスシーンで使える一般的な結びのフレーズです。
下に自分の名前を入れますが、あまり面識がないならフルネーム、よく知る間柄であればファーストネームでも構いません。
"Truly yours"や"Respectfully yours"なども聞いたことがあるかもしれませんが、少々堅苦しく、古い印象です。上記のいずれかが無難でしょう。

ビジネス/カジュアル

・Regards,
・Kind regards,
・Best regards,

面識のある相手であれば、どんなシーンでも使える便利なフレーズです。
基本的にはファーストネームとの組み合わせでOKです。

カジュアル

・Best,
・Best wishes,

かなりカジュアルですが、ビジネスでも親しい間柄であれば使えます。
こちらもファーストネームと組み合わせます。

また、結びの直前に簡単なあいさつを入れるとより丁寧です。

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