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ビジネスメールで謝罪する際の正しい英語の使い方はSorryで大丈夫?

ビジネスメールで謝罪する際の正しい英語の使い方はSorryで大丈夫?

ビジネスでは、さまざまな事情により問題が発生して、取引先や顧客に英語で謝罪メールを送らなければならないという場面があります。
そんなとき、どういった表現を使えばよいか悩みますよね。
"sorry"、"apologize"、"regret"を使った謝罪表現をご紹介します。

謝罪に使う表現は状況に合わせて変えよう

深刻さの度合いが低い状況には"sorry"

「すみません」「ごめんなさい」といった謝罪の言葉として、おなじみの"I am sorry."を思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。

"I am sorry." は日本語の「申し訳ありません」といった意味もありますが、少し軽い印象で深刻の度合いが低い状況で使われることが多い表現です。

ビジネスで使う場合は、"I am sorry."を強調する"very"「とても」、"truly"「心から」、"terribly"「非常に」といった副詞と合わせることで「誠に申し訳ありません」といった意味で使うことができます。

また"I am sorry."の後に"for"や"about"、"that"を付けて「~について申し訳なく思っております」と、何に対して謝罪をしているのかを示すようにしましょう。

"I am sorry for +動詞ing/名詞"

"I am sorry about +名詞"

"I am sorry that +主語+動詞"

上記のことをふまえていくつか例文をご紹介します。

個人としておわびをするときは"I"、会社として謝罪メールを送る際は"We"を主語にします。
これはいずれの謝罪表現をするときも同じです。

"sorry"よりも改まった謝罪の気持ちを伝えるときは"apologize"

"apologize"「謝る」「おわびする」は"sorry"よりも改まった表現として使うことができます。
"sorry"と同様に、" for +動詞 ing/名詞"、"that +主語+動詞"の後に謝罪する内容を入れて、何について謝っているのか説明しましょう。

また、"apologize"の前に強調の助動詞"do"や"sincerely"「心から」、"deeply"「深く」といった副詞を付けると、より深くおわびの気持ちを伝えることができます。

最上級の謝罪表現として使える"regret"

謝罪の表現として"regret" 「残念に思う」「遺憾に思う」もビジネスで使うことができます。
"sorry"、"apologize"と同じように"I regret +名詞"、"I regret that +主語+動詞"を使った例文をご紹介します。
"very much"「とても」や"deeply"「深く」を付けるとより一層、丁寧な印象になります。

丁寧度や重大さで使い分ける謝罪メールの表現

ビジネスで多いミスについての謝罪メール

ビジネスで謝罪をする場面で、資料の添付漏れや返信が遅れたことについておわびをするときの例文をご紹介します。

関連記事:ビジネス英語で「添付ファイル」は?メールで送るときに使える英語フレーズ

書類不備や認識ミス、イベント招待に対する断りの謝罪メール

打ち合わせの日時を訂正したり、招待されたセミナーやイベントに出席できないことをおわびする例文をご紹介します。

関連記事:ビジネスメールで欠席や不在、延期は英語でどう伝えればよい?

請求ミスや誤配送などクレームへの謝罪メール

自分や会社のミスでクレームにつながった場合、謝罪メールには「不手際に関するおわびの言葉」「問題が発生した原因」「今後の対応について」と、3つのポイントを盛り込んでおきましょう。

問題が起きた原因とともに、今後の対策や「これからもよろしくお願いします」というフレーズを付けると誠実さが伝わります。

関連記事:英語のビジネスメールで返事を催促したい!丁寧な表現を覚えよう!

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