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メールで断りの連絡をする際に使う英語フレーズとは

メールで断りの連絡をする際に使う英語フレーズとは

ビジネスシーンでは相手の依頼や要望に応えることができない場面がたびたびあります。
そんなとき、取引先や目上の方に対して、断りのメールを送るのは勇気がいるものです。
ましてや英語でとなると、どのような表現を使うべきか頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか。
今回は、ビジネス英語におけるお断りメールの書き方について解説します。

お断りメールを作成するときのポイント

まず感謝の気持ちを伝える

お断りする場合でも、まずはオファーに対して感謝の意を示すことが大切です。

例えば

断る意思をはっきりと伝える

日本語では「ちょっと難しいかもしれません」「前向きに検討します」というような表現で断りのニュアンスを伝える場合がありますが、英語でこのような言い方をすると、引き受けてもらえると捉えられてしまう可能性が十分あります。

曖昧な言葉で相手を悩ませたり、誤解を与えてしまったりすると、かえって迷惑がかかります。
断っていることがはっきりと伝わる言い方をしましょう。

相手を不快にさせる表現は避ける

"No, I can’t."のような直接的な言い方は相手を不快な気持ちにさせてしまいます。
ましてやメールでは文字情報しか伝わらないので、言い回しひとつで印象が変わります。
できればやわらかい表現を選んで用いることがビジネスでは求められます。


関連記事:英語のビジネスメールで返事を催促したい!丁寧な表現を覚えよう!

理由を述べるのも有効

お断りする理由を簡潔に述べると良いでしょう。
くどくどと言い訳をする必要はありませんが、ただ断るだけでは冷たくあしらわれたという印象を相手に持たれます。
「出張している」「ほかにアポイントメントが入っている」「金額が合わない」など、簡単に事情や理由を説明し、理解していただくことを心がけましょう。

ビジネスシーンで使えるお断りフレーズ

「断る」を表す英語

「断る」を意味する英語には"refuse"、"reject"、"decline"、"pass"、"turn down"などがあります。

"refuse"は招待や申し出を断るという意味で、"reject"はさらに強い拒否、拒絶を意味し、提案などを断る場合に多く用いられます。
"decline"は招待や提案などを丁重に、穏やかなニュアンスで「辞退する」というような意味合いで使われます。

"pass"は日本語でも「今日はパスします」と言うように「見送る」といったニュアンスです。

"turn down"には「断る」という意味の他に、「ボリュームを下げる」や「景気が衰退する」というようないろんな意味がありますが、refuseよりはくだけた言い方になります。
ビジネスシーンで申し出や要求をはっきりと断るという場合は、turn downは使いません。

"I'm sorry, but~" 「申し訳ありませんが」

「残念だけれども」というニュアンスを出しながら、丁寧にお断りするフレーズをご紹介します。

相手の意向に添えない場合は、まずはおわびをするのがビジネスの基本ですね。

"I'm afraid ~"「残念ながら~」

「残念ながら」と訳されますが、"afraid"には「恐れる」という意味があり、こちらの恐縮した気持ちを伝えることができます。

"I regret to ~"「残念ながら」

同じニュアンスを出す言葉には "regret to ~"もあります。

例えば求人の応募に対して不採用を伝える場合、

"unfortunately"「あいにく…」

"unfortunately"は「あいにく」「残念ながら」を表す文全体を修飾する副詞です。

アポイントメントを断る場合、

注文を断る場合、

"I must decline ~"「お断りしなければなりません」

前述の通り"decline"は「辞退する」というような穏やかなお断りです。
"must"を使うことで、不本意ながらお断りしなければならないというニュアンスを伝えることができます。

"I wish I could ~" 「できれば~したいのですが…」

「できることならそうしたいのだけれど」と伝えてお断りするフレーズです。

できるだけ前向きに考えていることを伝える方法

代替案を提示する

日程が合わない、見積もりが合わない、しかし、相手の返答次第では断るほどのことでもないという場合は、代替案を提示してみましょう。

例えば、値引き交渉の場合

締めくくりの言葉にも配慮する

メールの終わりには、再度おわびをするか、次の機会への展望を述べるか、あるいは再度感謝の気持ちを示すことで、相手との関係をこれからも続けていきたい意思を伝えることができます。

関連記事:英語で送るビジネスメールの注意点。結び。どう表現する?

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