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ビジネス英語を用いてメールで見積もり依頼する場合の例文と注意点!RFQって何?

ビジネス英語を用いてメールで見積もり依頼する場合の例文と注意点!RFQって何?

取引の現場では、商品の注文や工事などの発注前に、見積もりを取って価格を検討します。
相手先が外国の会社であれば、ビジネス英語を用いてメールで見積もり依頼をする場面も出てきます。
メールで見積もり依頼する場合の心得と、押さえておきたいポイントをご紹介します。

英語で見積もり依頼を作成する場合のポイント

目的を正確に伝える

ビジネスシーンで見積もり依頼に至る経緯はさまざまで、すでに取引関係にある会社に依頼する場合もあれば、ネットや広告などで知った会社に初めてアプローチするケースもあります。
また相手から送られてきたカタログなどを見て、依頼することもあります。

ケース・バイ・ケースで依頼文の書き方が変わってくるのは当然ですし、業種によっては専門用語を多用する場合もあるでしょう。
一般的に言えることは、相手にいつまでに何をどれだけほしいのかを、正確に伝えなければならないということです。

件名と本文は簡潔に

件名はメールの趣旨が一目で分かるようにすることが大切です。
見積もり依頼であることが先方にすぐに分かるように、件名にはズバリ「○○の見積もり依頼」と書きましょう。

さらに、相手が理解しやすい表現で、長くならないよう簡潔にまとめることが肝心です。

ビジネスメールでは「一つのメールには一つの用件」を心掛けるようにしましょう。
複数の用件がある場合は、別のタイトルを付けた別メールにしたほうが、先方にも分かりやすく管理もしやすくなります。

関連記事:英語でビジネスメールを送るときに相手に読んでもらえる件名の付け方

取引条件を提示する

見積書は後々の契約に影響するため、依頼をする段階から、あいまいな部分があってはいけません。
商品の品番、数量は具体的に明記しておきましょう。
複数の商品の見積もりを依頼する場合は、箇条書きにすると見やすくなります。
支払い方法や納期、送料、保険料などについて希望条件がある場合は、それも記載しておきましょう。

特に海外との取引では、送料が高額となるため、トラブルにならないよう注意する必要があります。
見積もり依頼の内容が薄いと、提示金額もあいまいなものとなり、返信も後回しにされる可能性があります。

関連記事:英語で営業メールを書くときのポイント!そのまま使える例文やフレーズを紹介!

回答期限を設けておくとスムーズに進む

メールを送る際に、返信の回答期限を設けて記載しておく方がいいでしょう。
「なるべく早く送っていただけると幸いです」というようなあいまいな言い方をすると、急ぎであることが伝わらない場合がありますので、いついつまでにと具体的に伝えたほうが良いでしょう。

また、具体的な回答期限を伝えておけば、期限前にリマインドメールを送ることもできますし、期限を過ぎてから再度アプローチすることも可能です。

見積もり依頼の流れと役に立つ表現

分かりやすい件名を付ける

相手に何かをしてもらいたいときは"Request for ~"を使います。
英語で見積書は"quotation"で、見積もり依頼は"Request for Quotation"となり、略して"RFQ"と表記することもあります。

宛名は、"Dear"に続けて相手の名前を書くのが一般的ですが、名前が分からなければ役職名を書きます。

名前が分かっている場合は"Dear Mr. Jones,"「ジョーンズさま」、名前が分からない場合は "Dear Sales Representative,"「営業担当者さま」といった書き方を覚えておきましょう。

関連記事: ビジネス英語で請求書を送付!作成のポイントや注意点

会社紹介をする

見積もり依頼の相手は既存の取引先ではなく、初めての場合は会社紹介をしましょう。

見積もり依頼に至った経緯を説明する

見積もり依頼をする経緯も、すでに取引関係にある場合は必要ありませんが、初めての相手に送る場合は、きっかけとなった出来事を述べると良いでしょう。

商品に興味があることを伝える場合は

見積もりを依頼する例文

見積もりを依頼するにはさまざまな言い方があります。
基本的な表現をご紹介します。

次のサンプルメールを参考に、見積もり依頼メールを作成してみてください。

Dear Mr. Smith,
Thank you for sending us your catalog. We are now considering importing 100 units of XYZ-123. Could you please quote us your CIF price by February 6? We look forward to hearing your reply, and hope we can do business with you.

スミスさま
カタログをお送りいただきありがとうございました。弊社は現在、XYZ-123、100個の輸入を検討しております。2月6日までに運賃保険料込みでお見積もりをいただけますか。お返事をお待ちしております。貴社とお取引ができますことを願っております。

Dear Sales Representative,
ABC Inc. has been one of the top dealers of furniture and interior accessories in Japan since 1975. We are very interested in your new products advertised in the autumn issue of Interior Magazine. Could you send us the quotation for the following items?

・ABC-123 10 units
・DEF-456 20 units

Please include any additional costs in your quotation.
We would appreciate it very much if you could send us your quotation by March 30.

Sincerely yours,

営業担当者さま
ABC(株)は1975年の創業以来、日本における家具とインテリアの大手販売店の一つです。「インテリアマガジン」の秋号に広告された貴社の新製品に大変興味を持っています。
以下の商品について見積もりをいただけますか?

・ABC-123 10個
・DEF-456 20個

かかる費用をすべて見積もりに含めてください。
3月30日までにお見積もりをいただけると幸いです。
よろしくお願いします。

関連記事: 英語のビジネスメールで返事を催促したい!丁寧な表現を覚えよう!

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