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英語メールの誤送信!ビジネスシーンでのお詫びメールの書き方

英語メールの誤送信!ビジネスシーンでのお詫びメールの書き方

連絡の手段はメールが主流という現代では、一日数十回とビジネスメールをやり取りする方も多いはず。
メールを日常的に活用していると、どんなに気をつけていてもメールの送信先を間違うなど誤送信してしまったり、また逆に誤送信を受け取ることもあるのではないでしょうか。

そんなときは間違いメールであることを伝えたり、削除をお願いしたりと、さまざまな対処が必要になってきます。
特に英語のビジネスメールの場合は、事前に勉強しておかないと、いざというときに慌ててしまいそうですよね。

今回は、英語のビジネスメールで誤りを起こしたときに役立ててほしい英語フレーズを紹介します。

注意不足による英語の書き間違いや誤りの場合

誤送信を知らせるメールの件名にも気をつけよう

最初に、誤送信であることをメールで知らせる際は、件名を「誤送信のお詫び」と明記することを忘れないでください。
先方の見落としを防ぐためにも、メールを開く前に要件が解るようにしましょう。

起こりがちな日付や名前のミスに対処

単純だからこそ間違いを起こしやすい日付の誤り。
例えば、メールで新製品の発売日を間違えて告知してしまったら…。
できるだけ迅速に、正しい日付を伝え直したいですよね。

まずは、文頭で送信済みのメール内容に誤りがあることを伝えましょう。
これは誤送信の内容を問わないフレーズですので、ぜひ覚えておいてください。

続いて、日付の誤りを明確に伝えましょう。

また、これも起こりがちですが、相手の名前を書き間違えて送信してしまったときのフレーズです。

さらに、単純な誤送信と言えば、添付ファイルを付け忘れたというミスもありがちですよね。
特に急いでいるときに起こしてしまう人もいると思うので、このフレーズを覚えておくと便利です。

ミスは確かにいけないことですが、誰にでもあること。
「しまった!」と気づいたら、できるだけ速く、率直に謝罪することが大切です。

関連記事: ビジネス英語で「添付ファイル」は?メールで送るときに使える英語フレーズ

重大な誤送信があったときのお詫びの英語フレーズ

案件が重大な場合はすぐに電話することも必要

例えばA社に送るはずだった機密性の高い企画書を、関係のないB社へと誤送信してしまった場合は迅速な対処が必要です。
このケースはメールではなく、電話で丁寧にお詫びした上で「メールを開かずに削除していただきたい」とお願いしましょう。

誤送信から取引先の情報を漏らしてしまうという、深刻な事態を招く前に電話での確実な対処が不可欠です。

関連記事: 外国人からの電話にドキッ!?覚えておきたい電話にまつわるビジネス英語

お詫びとともに今後改善する姿勢も先方に伝える

とは言え、すぐに電話をかけたけれど先方が不在や会議中などで話ができないという場合もあります。
そんな時は、先方の社内の方へ「誤送信メールを開封せずにし削除して欲しい旨」の伝言をお願いした上で、メールでもお詫びとメールの削除をお願いしなければいけません。

またお詫びとともに、メールの末尾に今後このようなミスを起こさないという一文を添えましょう。
信頼を損なわないためにも改善する意思を伝えることが大切です。

誤送信の英語メールを受け取ったときはどうする?

間違いを知らせるのが必要なのは日本語も英語も同じ

これまで誤送信をした場合の英語フレーズを紹介してきましたが、 逆に間違いメールを受け取ることもあると思います。
例えば、明らかに違う相手に送られるはずのメールが自分に届いている場合。
「間違っていますよ」と英語メールでどのように伝えればいいのかをご紹介します。

また、特にビジネスメールの場合は、第三者には知られたくない内容が多いので、誤送信してしまった相手に安心感を与えるためにも「読んでいない」ことと、「削除します」ということを伝えるのがマナーです。

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