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英語での見積書の書き方を説明します。すぐ使えるテンプレートも無料ダウンロードできます。

英語での見積書の書き方を説明します。すぐ使えるテンプレートも無料ダウンロードできます。

ビジネスにおいて、正式な契約を交わす前に発行する見積書。
内容や単価、個数などが明記され、どれくらいの金額が発生するかを伝えられます。

近年、日本の会社/企業との取引に興味を持つ外国の会社/企業が増えています。
加えてネット社会の現代では、突然メールで外国の会社から見積書を依頼されるかもしれません。
突然の海外からの依頼に困らないよう、今回は英語の見積書の書き方を紹介します。
無料でダウンロードができる便利なテンプレート付きです。

見積書は英語でなんていうの?

“quotation”と“estimate”の違い

契約への第1ステップとも言える見積書。
英語では一般的に“quotation”と言います。

“quotation”の原型(ルーツ)である“quote”も、「見積書」の意味でタイトルや会話にしばしば登場します。
こちらは日常生活でよく使う表現なので、企業間の取引のときには、“quotation”を用いる方が良いでしょう。

一方、「見積書」には“estimate”という言い方もあります。
日本語では“quotation”と同じ「見積書」と訳されますが、ニュアンスが異なるので2つの使い方には注意が必要です。

“quotation”は「見積書」以外に、引用や相場、時価といった意味があり見積書では金額が確定しているときに使います。
対して“estimate”は、概算や推定といった意味があり、見積書ではまだ概算で、金額は前後する可能性があるときに使います。

正確な見積もりの場合は“quotation”を、料金等が変わりそうな場合や目安の価格が知りたいと依頼された場合は“estimate”を、使い分ければトラブルも避けられるでしょう。

関連記事:ビジネス英語を用いてメールで見積もり依頼する場合の例文と注意点!RFQって何?

英語での見積書の書き方を説明

タイトルについて

タイトルは見積書を意味する“quotation”を用います。

また、金額等に変更の可能性がある場合は、タイトルを“estimate”にした方が安心です。

発行元について

発行元である自社の情報を書きます。
日本の場合は書類の下部に書くことが多いですが、海外では上部に書くことが一般的です。

“company name”(会社名)に続き、“address”(住所)、“zip code”(郵便番号)、“country name”(国名)、“e-mail address”(メールアドレス)、“phone number”(電話番号)、さらに“Prepared by”(~により作成)の後に“name/department”(名前/担当部署)を書きます。
会社のホームページがあれば、URLの項目を増やしてもいいかもしれませんね。

住所は日本とは順番が違うので注意しましょう。
下記の順番で書きます。

①ビル名・階数
②丁目・番地
③区・町名
④市・郡名
⑤県名
⑥郵便番号
⑦国名

<例文>

日付と有効期限について

発行した日付のほかに、“Valid until ~”(~まで有効)や“ Valid for 14 days after the date above”(上記日付から14日間有効)のように、見積書の有効期限も忘れずに作りましょう。
有効期限がないと、見積書はいつまでも記載された金額で受けられると思われてしまう可能性があるからです。

そのほか、“quotation no.”(見積書番号)と“customer ID”(お客さまID)の項目も作って整理をしておけば、後で問い合わせがあったときに、スムーズに対応ができてオススメです。
複数の見積もり依頼があった場合にも、互いにどの見積書の話をしているかはっきり分かります。

日付はアメリカ式(月/日/年)とイギリス式(日/月/年)で、順番が異なります。
心配な場合は月を英単語(例:8月なら“August”または“Aug.”)で書くと良いでしょう。

なお、納期が未定の場合は、“To be determined”や“Will be confirmed”と書き込みましょう。
納品日以外の項目で、例えば内容や金額などが未定の場合にも使える表現です。

顧客情報について

お客さまの部署名“department”、顧客となる取引先の会社名“client company name”の順番に書きます。
会社名の後に、住所やメールアドレス、電話番号を続けましょう。

お金の請求先“bill to”と商品の配送先“ship to”は異なる場合もあるので、あらかじめ確認をしておくと安心です。

内訳と金額について

商品やサービスなどの“description”(内訳)に、“quantity/QTY”(数量)や“unit price”(単価)などを記載します。
“tax”(税金)のほか、“shipping”(送料)や“discount”(割引)など“other”(その他)にかかる金額を加えて、見積もりの“grand total”(合計金額)を明示しましょう。

補足について

見積書の内容に補足が必要なときは、“remarks”(備考)や“terms and conditions”(取引条件)などの項目を作ります。

補足には“payment method”(支払い方法)や“deposit”(前払い金)、“warranty”(保証)、“returns policy”(返品規則)などについて書きましょう。

<例文>

問い合わせ先について

見積書に不明点があった場合に備えて、最後に問い合わせ先を書いておくと親切です。
そして最後にお礼を書き添えれば、相手への印象も良くなるでしょう。

下記は定番の表現なので、ぜひ使ってみてください。

<例文>

関連記事:「領収書を下さい」は英語でどう言う!?これで完璧!海外でのタクシー乗りこなし術

見積書に関係する英語フレーズ

見積書を送付するときに役立つ英文例

完成した見積書を、いよいよ取引先へメールや郵便で送付。
その際に役立つ英語フレーズをご紹介します。

ビジネス文章は形式がある程度決まっているので、そのまま覚えておくと便利です。
他の書類を取引先へ送付するときなど、応用して使えるフレーズも多いですよ。

<例文>​

英語の見積書のテンプレートをダウンロード

見積書をダウンロードして使おう

見積書といっても、取り扱う商品やサービス、発行元、顧客などによって構成は変わってきます。
とはいえ一から作ることは大変なので、下記のテンプレートを活用してみてください。

また、必要な項目は、国や会社によって異なるので、“Please let us know necessary items for a quotation.”(見積もりに必要な項目を教えてください。)など、あらかじめ確認しておくとトラブルを回避できるでしょう。

→英語の見積書テンプレートサンプルのダウンロード(pdf版 32kb)
→英語の見積書テンプレートサンプルのダウンロード(エクセル版 26kb)

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