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英語のビジネスメールで、自己紹介するときのポイント!英語例文を交え紹介!

英語のビジネスメールで、自己紹介するときのポイント!英語例文を交え紹介!

メールは現在のビジネスシーンでは、欠かせないツールになりました。
特にインターネットの発展により海外との垣根が低くなり、取引先とメールのやり取りを英語で行うことは、今では珍しいことではなくなりました。

いざという時に、英語でメール作成することができるよう、今回はビジネスメールにおいて、英語で自己紹介をするときのポイントや注意点を紹介します。

英文ビジネスメールでの自己紹介とは?

メールの文面で変わる第一印象

インターネットの普及やグローバル経済の発展により、外資系や大企業でなくても海外の人と英語でビジネスメールをやり取りする機会が増えています。
英語でのビジネスメールは難しそうなのに加えて、初めての相手なら緊張感も倍増ですよね。

日本語の場合もそうですが、ビジネスメールは全体の構成やよく使うフレーズがある程度、決まっているものです。
それさえ覚えてしまえば、英語が苦手でも大丈夫です。

特に自己紹介次第で第一印象は大きく変わってくるでしょう。
失礼なく丁寧に自己紹介ができれば、好印象を持たれ、その後のビジネス展開もスムーズに進むのではないでしょうか。

関連記事:英語でビジネスメールを送るときに相手に読んでもらえる件名の付け方

英文ビジネスメールで自己紹介をするときのポイント

自己紹介の英文ビジネスメールの全体構成

英語のビジネスメールで自己紹介をしたい場合、全体構成は次の通りになります。

(1)宛名
(2)メールの目的
(3)自己紹介
(4)終わりの挨拶
(5)結びの言葉

英語の自己紹介では冒頭に目的をはっきり告げるなどの違いはありますが、その他の構成は日本語のビジネスメールと似ているので、戸惑うことも少ないはずです。

英語でのビジネスメールの注意点3つ

次に書き方で注意したいことが3つあります。

まず1つ目は、丁寧な英語表現を使うことです。
友達や家族など親しい人との会話でよく使う“I want to ~.”や“Can you ~?”の表現なら、“We would like to ~.”や“Could you ~?”を使うようにしましょう。

2つ目、省略表現は使わないことです。
“We’re~.”や“It’s ~.”の表現なら、“We are ~.”や“It is ~.”のように省略せずに書きましょう。

3つ目は定番フレーズを使うことです。
この後に具体的に述べていきますが、宛名の書き方や終わりの挨拶、結びの言葉は、ほぼ定番のフレーズがあります。

定番のフレーズはそのまま使えるものばかりなので、アレンジをする必要がなく、英語が苦手な人にとっては、むしろ英語のビジネスメールの方が書きやすいかもしれません。

自己紹介もコツをつかめば、難しくはありませんよ。

関連記事:英語で敬語の「了解しました」や「わかりました」「承知しました」はどう表現する?具体的な英文例で説明

相手の名前が分からない場合の「宛名」の書き方

相手の名前が分かるとき

では、全体構成の順に沿って紹介をしていきましょう。
まずは宛名について説明をしましょう。
英語のメールでは、名前の前に“Dear”(親愛なる)を使って書き始めます。

相手の名前が分かる場合、日本語の「様」にあたる敬称、男性には“Mr.”、女性には“Ms.”をつけて下記のように書きます。

・Dear Mr. Smith,:スミス様(男性)
・Dear Ms. Smith,:スミス様(女性)

名前の後にカンマ“,”をつけるのも、英文ビジネスメールを書く際のお約束の一つです。

相手の名前が分からないとき

相手の名前が分からないときは、男性なら“Dear Sir,”、女性なら“Dear Madam,”が定番表現です。
名前も性別も分からない場合は、“Dear Sir or Madam,”と書きましょう。

ほかにも、“Dear Employees,”(従業員各位)、“Dear Customers,”(お客様各位)といった定番フレーズがあります。

“To whom it may concern,”(ご担当者様へ)もよく使われる表現なので覚えておくと良いでしょう。

関連記事:英語で営業メールを書くときのポイント!そのまま使える例文やフレーズを紹介!

メールの目的と自己紹介

目的は最初に分かりやすく書こう

英語は最初に結論をはっきり言う表現が多いので、最初に目的をはっきりと書くのが一般的です。
目的とあわせて、会社や自身の紹介もしましょう。
その際に、相手に配慮した表現を書き添えると丁寧さが増します。

本文も短い文章で、簡潔に分かりやすく書くと、相手に意図が伝わりやすくなりますよ。

関連記事:ビジネス英語のメールでアポイントを取りたい!件名や候補日ってどう記載する?

英語でのビジネスメールの締めくくり方

終わりの挨拶

英文ビジネスメールの最後は、終わりの挨拶と結びの言葉で締めます。

終わりの挨拶は、今後の期待を相手に伝えたり、相手が問い合わせしやすくなるようなフレーズがオススメです。

結びの言葉

英語でのビジネスメールの最後は、差出人である自分の名前を書きますが、その前に結びの言葉を付けましょう。
日本語の「敬具」「かしこ」などにあたる言葉です。

一般的な結びの言葉には、“Sincerely,”“Respectfully,”“Yours truly,”などがあります。
言葉の後に、カンマ“,”を付けることもお忘れなく。

関連記事:英語で送るビジネスメールの注意点。結び。どう表現する?

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